Le fichier de prospection, c’est la base de toute stratégie de prospection B2B.
S’il est bien construit, vos commerciaux gagnent du temps, trouvent les bons contacts, et obtiennent plus de rendez-vous.
S’il est mal fait, ils perdent du temps, contactent les mauvaises personnes, et les campagnes ne donnent rien.
Trop souvent, les entreprises utilisent des fichiers achetés, pas à jour ou mal ciblés.
Pourtant, il existe aujourd’hui des outils simples pour créer un bon fichier, fiable et prêt à l’action.
Dans ce guide, on vous montre comment construire un vrai fichier de prospection B2B. Et surtout, avec quels outils le faire efficacement.
1. Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?
Une définition simple
Un fichier de prospection est une liste organisée de contacts professionnels.
Il contient des informations sur les entreprises que vous voulez cibler, ainsi que sur les personnes à contacter.
C’est la base de tout travail de prospection commerciale : que vous envoyiez des emails, passiez des appels ou utilisiez LinkedIn, c’est ce fichier qui vous sert de point de départ.
Ce que contient un bon fichier
Un bon fichier de prospection doit contenir des données à la fois fiables et exploitables. On y trouve généralement trois types d’informations :
- Des données sur l’entreprise : secteur d’activité, taille (CA, effectifs), localisation, statut juridique, etc.
- Des données sur le contact : prénom, nom, fonction, email professionnel, numéro de téléphone, lien LinkedIn.
- Des signaux ou informations contextuelles (facultatif, mais très utile) : levée de fonds récente, campagne de recrutement, changement d’outil, nomination, etc.
Pourquoi ce fichier est si important
La qualité du fichier a un impact direct sur les résultats commerciaux.
- Si les données sont à jour, les messages arrivent à bon port.
- Si les contacts sont bien ciblés, vos messages résonnent mieux.
- Si le fichier est bien segmenté, vous gagnez du temps et augmentez vos taux de réponse.
Sans un bon fichier, même la meilleure campagne de prospection ne fonctionne pas.
2. Les erreurs fréquentes à éviter quand on construit un fichier de prospection
Construire un fichier de prospection peut sembler facile : on prend quelques noms, quelques entreprises… et on lance une campagne.
Mais en réalité, c’est souvent là que les premières erreurs commencent.
Et ce sont ces erreurs qui plombent les résultats dès le départ.
Voici les plus courantes et comment les éviter :
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Acheter une base générique
C’est l’erreur la plus fréquente. On achète un fichier “clé en main” avec des milliers de contacts. Le problème ?
Ces bases sont souvent peu qualifiées, pas à jour, et très larges.
- Vous contactez des personnes qui ne sont pas dans votre cible.
- Vous envoyez des emails à des adresses inactives ou erronées.
- Vous vous retrouvez à appeler des entreprises qui ne sont pas du tout concernées.
Vous devez construire votre propre base, avec des filtres précis, en fonction de vos objectifs commerciaux.
Ne pas vérifier les données
Même si vous avez construit votre fichier vous-même, il est essentiel de vérifier les informations.
Un email invalide ou un poste obsolète peut suffire à réduire vos chances de succès.
Il faut enrichir, valider et mettre à jour les données régulièrement.
Utiliser des filtres trop larges
Cibler “toutes les PME en France” n’a jamais été une stratégie efficace.
Plus votre ciblage est flou, plus votre message semblera générique et donc peu pertinent.
Un bon fichier est toujours pensé à partir d’un ICP clair (secteur, taille, fonction, signaux…).
Travailler sans ICP défini
L’ICP (Ideal Customer Profile) est votre boussole commerciale.
C’est lui qui vous indique à quoi ressemble un bon prospect pour votre offre.
Sans ICP, vous construisez un fichier “au hasard”. Vous risquez de passer à côté des vrais bons comptes.
Il faut analyser vos meilleurs clients actuels, en tirer des critères concrets, et les appliquer à la construction de votre fichier.
Oublier la mise à jour
Un fichier n’est jamais “bon pour toujours”.
- Des entreprises ferment.
- Des personnes changent de poste.
- Des emails deviennent invalides.
On estime qu’environ 30 % des données commerciales deviennent obsolètes chaque année.
Utilisez une plateforme qui met à jour automatiquement les données, ou prévoir une vérification régulière de votre fichier.
Ne pas enrichir les contacts
Trouver une entreprise, c’est bien. Mais sans le bon contact, vous ne pourrez rien activer.
Et même si vous avez un nom, il vous faut l’email, le numéro, le poste exact. Sinon, impossible de lancer une séquence multicanale efficace.
Ce qu’il faut faire : enrichir les fiches avec les bons outils (email vérifié, téléphone direct, profil LinkedIn, etc.)
3. Comment créer un fichier de prospection B2B efficace
Il existe deux grandes façons de construire un fichier de prospection :
- soit à la main, en combinant plusieurs outils
- soit avec une plateforme spécialisée, qui centralise tout
Chaque approche a ses avantages, mais toutes deux demandent un minimum de méthode.
Approche 1 : construire son fichier à la main (méthode artisanale)
Cette méthode repose sur l’assemblage de plusieurs outils, souvent utilisés par les équipes growth.
Les outils les plus utilisés :
- Sources de données : LinkedIn Sales Navigator, Google Maps, job boards, annuaires…
- Extraction : PhantomBuster (ou d’autres extensions de scraping)
- Nettoyage : Evaboot (filtrage des exports LinkedIn)
- Enrichissement : Dropcontact, Hunter, Kaspr
- Vérification d’emails : Zerobounce, Neverbounce…
Avantages :
- Plus de contrôle sur les données
- Coût global souvent plus faible
- Permet d’itérer et tester rapidement
Inconvénients :
- Process long et chronophage
- Risques d’erreurs ou de doublons
- Nécessite un minimum de compétences techniques
Exemple concret :
Vous ciblez des agences web en région parisienne.
Vous les trouvez sur Google Maps ou Kompass, les scrapez avec PhantomBuster, nettoyez les résultats avec Evaboot, puis enrichissez les emails avec Dropcontact.
Cela fonctionne, mais chaque étape prend du temps, et le fichier doit être vérifié manuellement.
Approche 2 : utiliser une plateforme de sales intelligence
Plus simple, plus rapide, et plus fiable sur la durée : cette approche consiste à utiliser une plateforme qui centralise toutes les données et automatise la construction du fichier.
Pourquoi c’est plus robuste :
- Les données sont mises à jour automatiquement
- Les critères de ciblage sont beaucoup plus fins
- Les contacts sont enrichis directement (email, téléphone, LinkedIn…)
- L’outil est conforme RGPD par design
- On peut envoyer le fichier directement dans un CRM
Exemple avec Pharow :
Vous souhaitez cibler les directeurs commerciaux de PME tech en croissance, utilisant HubSpot, basées en région parisienne.
Avec Pharow, vous sélectionnez :
- secteur : tech
- taille : 11 à 200 salariés
- outil : HubSpot détecté
- signal business : levée de fonds ou recrutement en cours
- fonction cible : directeur commercial ou VP Sales
En quelques clics, vous obtenez une liste qualifiée, enrichie, prête à l’action.
Pour aller plus loin sur la structuration d’une base fiable et activable, consultez notre guide complet sur la base de données B2B.
4. Benchmark des meilleurs outils pour créer un fichier de prospection
Tous les outils ne se valent pas. Certains sont très puissants mais complexes, d'autres simples mais limités. Le bon choix dépend de votre besoin : créer un fichier de zéro, enrichir un fichier existant, cibler en France ou à l’international…
Avant de choisir, posez-vous ces 3 questions :
- Avez-vous besoin d’une base complète ou juste de l’enrichissement ?
- Travaillez-vous plutôt sur le marché français ou international ?
- Souhaitez-vous automatiser tout le process ou garder le contrôle à chaque étape ?
Ce qu’on attend d’un bon outil pour créer un fichier de prospection
Créer un bon fichier, ce n’est pas juste empiler des contacts. Il faut des données utiles, fiables, et faciles à activer. Voici ce qu’un bon outil doit absolument offrir :
a. Des données fiables et à jour
C’est ce qui détermine la réussite de vos campagnes.
Un bon outil vous donne accès à des contacts vérifiés, avec une mise à jour régulière pour éviter les erreurs (emails invalides, postes obsolètes…).
b. Un ciblage précis
Vous devez pouvoir filtrer selon les bons critères : secteur, taille d’entreprise, localisation, fonction, technologies utilisées…
Plus le ciblage est fin, plus vos chances de succès sont élevées.
c. Des contacts activables
Avoir un nom ne suffit pas. Il faut l’email pro, un numéro direct, le bon poste, et si possible le profil LinkedIn.
Ces infos doivent être prêtes à l’emploi, pour lancer vos séquences immédiatement.
d. Une conformité RGPD intégrée
Le respect du RGPD n’est pas un bonus : c’est une obligation.
L’outil doit indiquer clairement d’où viennent les données et comment elles sont traitées.
e. Une bonne intégration dans votre stack
Vous devez pouvoir envoyer les leads dans votre CRM, votre outil d’emailing ou de séquence, sans tout faire à la main.
Un bon outil simplifie votre workflow, au lieu de le compliquer.
Tableau comparatif des outils
5. Bien préparer votre ciblage avant de créer un fichier
Avant même d’ouvrir un outil ou de lancer une recherche, il est essentiel de bien définir qui vous voulez toucher.
Un bon ciblage, c’est ce qui fait la différence entre un fichier efficace et un fichier inutile.
1. Comprendre votre offre
Commencez par vous poser les bonnes questions sur votre propre produit ou service.
C’est ce qui vous permettra de cibler des entreprises qui ont vraiment un intérêt à vous écouter.
- Quel problème mon offre résout-elle ?
- Est-ce que c’est un besoin urgent ou stratégique ?
- À quel moment du cycle de vie client mon offre est-elle utile ? (lancement, croissance, structuration…)
Exemple : si votre solution aide à structurer les équipes commerciales, elle sera particulièrement utile aux entreprises qui viennent de lever des fonds ou qui recrutent activement. À l’inverse, une entreprise stable depuis plusieurs années sans mouvement récent sera moins réceptive.
2. Analyser vos meilleurs clients actuels
Votre base client contient déjà des informations précieuses. L’idée est de repérer des points communs entre vos clients les plus rentables ou les plus satisfaits.
Regardez notamment :
- Leur taille (chiffre d’affaires, effectif…)
- Leur secteur d’activité
- Les outils qu’ils utilisent (CRM, CMS, ATS…)
- La fonction cible (Head of Sales, DAF, CTO…)
- Les événements récents qui ont précédé la prise de contact (recrutement, levée de fonds, changement d’outil…)
Ce travail permet de poser les bases d’un ICP (Ideal Customer Profile) clair, sur lequel s’appuiera tout votre ciblage.
3. Ne partez pas trop large
Beaucoup d’équipes pensent qu’un ciblage large donne plus d’opportunités. C’est souvent l’inverse.
Plus votre cible est précise, plus vos messages sont percutants, et plus votre taux de conversion augmente.
Vous évitez les messages génériques et touchez des prospects au bon moment, avec le bon message.
6. Segmenter votre fichier : la vraie clé pour une prospection efficace
Créer un bon fichier ne suffit pas. Encore faut-il le segmenter intelligemment pour savoir comment l’exploiter. C’est cette étape qui permet de passer d’un simple fichier à un vrai levier commercial.
Segmenter, ça veut dire : découper votre base en sous-groupes cohérents, pour adapter vos messages, vos séquences et vos priorités.
a. Les critères "fixes" (ou statiques)
Ce sont des informations générales sur l’entreprise ou le contact, qui ne bougent pas souvent. Elles servent de base de ciblage.
Parmi les critères les plus utilisés :
- Le secteur d’activité (ex : industrie, software, services…)
- La taille de l’entreprise (en nombre de salariés ou en chiffre d’affaires)
- La localisation (pays, région, ville…)
- La fonction du contact (ex : responsable marketing, DAF, CEO…)
Ces critères vous permettent de filtrer les entreprises qui correspondent à votre cible de départ.
Mais ils ne vous disent pas si c’est le bon moment pour les contacter.
b. Les signaux business (ou signaux d’intention)
Les signaux business sont des événements récents qui montrent qu’une entreprise est en mouvement.
Ils indiquent souvent un besoin, un changement ou un projet en cours.
Les signaux vous permettent de prioriser les comptes les plus “chauds” : ceux qui ont un contexte favorable à l’échange.
Voici quelques exemples concrets :
- L’entreprise recrute dans un département clé (ex : commercial, tech)
- Elle vient de lever des fonds ou d’être rachetée
- Elle a changé d’outil (ex : nouveau CRM ou ATS)
- Elle a ouvert une nouvelle agence ou changé de siège
- Un nouveau décideur est arrivé (ex : nomination d’un CMO ou CTO)
c. Pourquoi il faut croiser les deux
Le vrai pouvoir de la segmentation, c’est de combiner les deux types de données :
- Les critères statiques vous permettent d’identifier les entreprises qui correspondent à votre marché.
- Les signaux business vous permettent de savoir quand il faut les contacter.
Exemple : ne ciblez pas “toutes les PME du SaaS”. Ciblez celles qui sont en pleine croissance, qui recrutent un Sales Ops et qui utilisent HubSpot.
Ce type de ciblage est beaucoup plus précis, donc beaucoup plus efficace.
Vos messages sont plus pertinents, vos taux de réponse plus élevés, et votre équipe commerciale gagne du temps.
Avec Pharow, ce type de segmentation se fait en quelques clics grâce au croisement de données légales, signaux business et contacts enrichis.
7. Exploiter son fichier de prospection
Une fois votre fichier bien construit et segmenté, l’enjeu, c’est de passer à l’action. Un fichier de qualité ne sert à rien s’il reste dans un tableur. Il doit être exploité de manière structurée et multicanale.
Besoin d’inspiration pour activer vos fichiers ? Découvrez nos 5 techniques de prospection B2B qui fonctionnent en 2025.
Activer le fichier sur les bons canaux
Un bon fichier de prospection peut être utilisé sur tous les canaux de l’outbound B2B. L’important, c’est de choisir les bons leviers en fonction de vos cibles, et de les articuler intelligemment.
Voici les canaux les plus couramment utilisés :
- Cold email : pour initier un contact à grande échelle, avec un message personnalisé.
- Cold calling (ou warm calling) : pour établir une conversation directe avec les bons interlocuteurs.
- LinkedIn : idéal pour les approches plus douces ou pour travailler la crédibilité.
- Enrichissement CRM : pour mettre à jour vos bases internes avec des données fraîches.
- ABM (Account-Based Marketing) : pour cibler de manière ultra précise un groupe restreint de comptes stratégiques.
Exemple : une séquence efficace peut combiner un premier email, un appel deux jours après, puis une relance LinkedIn.
Si vous cherchez des méthodes concrètes, on vous partage ici 5 techniques de prospection B2B qui fonctionnent vraiment en 2025.
Quelques bonnes pratiques à garder en tête
Pour que votre fichier vous serve vraiment, voici quelques principes simples à appliquer :
- Enrichissez vos données en amont : un fichier propre, avec les bons contacts et les bonnes infos, vous fera gagner un temps précieux.
- Connectez-le à vos outils : alimentez automatiquement vos séquenceurs d’emails, votre CRM ou vos tableaux de bord. Cela évite les erreurs manuelles et fluidifie votre process.
- Analysez vos résultats : regardez quels messages fonctionnent, quels signaux déclenchent des réponses, et ajustez vos séquences au fil de l’eau.
- Ne traitez pas tous les comptes pareil : priorisez les plus chauds, adaptez votre ton en fonction des profils, et variez les canaux si nécessaire.
Un bon fichier ne se contente pas de vous dire qui contacter. Il vous aide à savoir quand, comment et sur quel canal activer chaque prospect.
