L’email reste l’un des canaux les plus rentables en B2B : en moyenne, chaque euro investi rapporte 36 € de revenus selon une étude de Statista.
Mais ce succès ne dépend pas seulement de vos messages. Il repose d’abord sur la qualité de votre base emailing.
Une base de données email ne doit pas être une simple liste d’adresses récupérées au hasard.
C’est un fichier de contacts professionnels structuré, qui contient les bonnes informations : nom, fonction, entreprise, coordonnées.
Bien construite, elle devient un véritable outil de prospection emailing pour trouver de nouveaux clients.
La question est donc simple : comment créer une base de données clients efficace et conforme au RGPD ?
Faut-il acheter une base, la louer, ou la construire soi-même ? Et quels sont les critères qui garantissent une base de données qualifiée B2B ?
Dans ce guide, vous trouverez des réponses claires et des conseils concrets pour construire et utiliser une base emailing qui soutient vraiment vos campagnes de prospection.
1. Qu’est-ce qu’une base emailing et pourquoi est-elle essentielle ?
Définition : plus qu’une simple liste d’adresses
Une base emailing, c’est un fichier de contacts que vous allez utiliser pour vos campagnes par email.
Mais attention : ce n’est pas juste un tableau avec des adresses copiées au hasard.
Une vraie base de données email doit contenir :
- des coordonnées fiables : adresse email professionnelle, parfois téléphone,
- des informations sur la personne : prénom, nom, fonction, rôle dans l’entreprise,
- des informations sur l’entreprise : nom, secteur, taille, chiffre d’affaires, localisation.
Plus votre fichier contient d’informations utiles, plus il est facile de cibler les bonnes personnes et d’adapter vos messages.
Les objectifs d’une base emailing
Une base emailing qualifiée n’est pas un outil de “spamming”. C’est au contraire un levier stratégique pour votre développement commercial.
Elle peut vous servir à :
- Prospecter : contacter des décideurs dans votre cible et décrocher des rendez-vous.
- Nourrir la relation : envoyer du contenu utile à vos prospects pour rester dans leur radar.
- Fidéliser vos clients : les informer de vos nouveautés et maintenir un lien actif.
- Construire votre notoriété : faire connaître votre entreprise auprès d’un public plus large.
2. Achat, Location ou Création : Quelle est la meilleure option pour votre base emailing ?
L’achat de base emailing : la fausse bonne idée ?
Acheter une base emailing peut sembler une solution rapide pour démarrer. En quelques clics, vous obtenez un fichier de milliers d’adresses.
Mais la réalité est toute autre :
- Les données sont souvent obsolètes ou fausses.
- Les fichiers sont rarement qualifiés (pas de fonction, pas de segmentation utile).
- Vous prenez un risque légal : en B2B comme en B2C, ces fichiers ne respectent presque jamais le RGPD.
- Vos performances chutent : taux d’ouverture faibles, nombreux bounces, image de marque dégradée.
Acheter une base emailing n’est pas une bonne solution : cela vous fait perdre du temps et peut abîmer l’image de votre entreprise.
La location de base emailing : une solution limitée
La location repose sur un principe simple : un prestataire détient la base et se charge de l’envoi pour vous.
Avantages :
- Vous bénéficiez parfois d’un ciblage par secteur ou fonction.
- Vous n’avez pas à gérer l’infrastructure d’envoi.
Inconvénients :
- Vous n’êtes jamais propriétaire des contacts.
- Le coût est récurrent : vous payez à chaque campagne.
- La qualité des données dépend uniquement du prestataire.
La location peut convenir pour tester un marché, mais elle ne permet pas de construire une stratégie de prospection durable.
La création de votre propre base : la voie de la performance
La meilleure solution reste de créer votre propre base emailing qualifiée.
Avantages :
- Vous contrôlez la fraîcheur et la fiabilité des données.
- Vous pouvez faire un ciblage ultra-précis selon vos ICP et personas.
- Vous êtes conforme au RGPD (opt-out clair en B2B).
- Vous possédez vos contacts, un vrai actif pour votre entreprise.
C’est ici que des outils comme Pharow font la différence :
- Plus de 1200 filtres pour cibler vos prospects (secteur, taille, technologies, signaux de croissance).
- Des données fraîches et vérifiées, mises à jour régulièrement.
- Export direct vers votre CRM ou vos outils d’emailing.
Créer sa base est plus long que d’acheter un fichier, mais c’est la seule méthode qui offre performance, conformité et pérennité.
3. Les 5 critères d’une base de données email B2B de qualité
Pour qu’une base emailing soit réellement exploitable, elle doit répondre à plusieurs exigences précises.
Voici les cinq critères incontournables à respecter pour garantir performance et fiabilité.
1. La fraîcheur des données : le nerf de la guerre
Une base emailing se dégrade chaque jour : départs, promotions, fusions, changements d’outils. Jusqu’à 30 % des données deviennent obsolètes chaque année.
Travailler avec des informations périmées entraîne trois conséquences majeures :
- perte de temps sur des prospects injoignables,
- dégradation de la réputation de votre domaine (trop de bounces = suspicion d’activité spam),
- opportunités manquées car vos données ne reflètent plus le marché réel.
Vous devez donc considérer votre base comme un actif vivant : la mettre à jour régulièrement, idéalement de manière automatisée via un outil comme Pharow, plutôt que de la corriger ponctuellement en urgence.
2. La précision du ciblage : secteur, fonction, taille…
Un fichier de contacts non segmenté vous conduit à envoyer des messages génériques qui ne génèrent que peu de résultats. La valeur d’une base se mesure à sa capacité à identifier les bons profils.
Vous devez systématiquement filtrer vos contacts selon des critères précis :
- secteur d’activité,
- taille de l’entreprise (effectifs, chiffre d’affaires),
- fonction et rôle du contact (décideur, utilisateur, prescripteur),
- localisation géographique,
- signaux business pertinents (levée de fonds, recrutements, adoption d’un outil).
Plus votre ciblage est précis, plus vos campagnes sont pertinentes et vos taux de réponse élevés.
3. La complétude des informations
Une adresse email isolée n’a que peu de valeur. Pour exploiter pleinement une base de données email B2B, il faut disposer d’un contexte suffisant.
Vous devez donc enrichir vos fichiers avec :
- nom et prénom,
- fonction exacte et niveau de décision,
- informations sur l’entreprise (secteur, taille, CA),
- coordonnées complémentaires (téléphone, LinkedIn),
- signaux business (changement de direction, levée de fonds, expansion).
4. La conformité RGPD : une obligation légale
La qualité d’une base se mesure aussi à sa conformité. Le RGPD impose un cadre clair :
- en B2C, le consentement explicite (opt-in) est obligatoire,
- en B2B, la prospection est autorisée sans opt-in uniquement si le message est lié à l’activité professionnelle et qu’un lien de désinscription est présent, comme le rappelle la CNIL
Il faut proscrire l’achat de fichiers (souvent non conformes), identifier clairement votre entreprise dans chaque envoi et conserver une preuve de l’origine de vos données (webinar, salon, téléchargement de contenu, collecte via un outil comme Pharow).
5. Le taux de délivrabilité
Un fichier de qualité n’a d’impact que si vos emails atteignent la boîte de réception. La délivrabilité est donc un critère essentiel.
Vous devez surveiller vos taux de délivrabilité en agissant sur quatre leviers :
- la propreté de la base (moins de bounces),
- la configuration technique de votre domaine (SPF, DKIM, DMARC),
- la gestion des volumes d’envoi (éviter les pics soudains),
- la pertinence des contenus (pas de mots spammy, sujets clairs et personnalisés).
Sans une bonne délivrabilité, même la meilleure base emailing perd toute son efficacité.
Pour aller plus loin, lisez nos conseils pour booster la délivrabilité de vos campagnes de cold emailing B2B
4. Comment utiliser efficacement votre base emailing pour la prospection ?
Une base emailing n’a de valeur que si elle est bien exploitée. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer des emails en masse, mais de mettre en place une approche structurée et mesurable.
Segmentez votre base pour personnaliser vos messages
Une base emailing B2B doit être utilisée de manière intelligente : plus vos envois sont ciblés, plus ils sont efficaces.
Vous devez donc segmenter vos contacts selon des critères pertinents : secteur, fonction, taille de l’entreprise, localisation, ou encore signaux business comme une levée de fonds ou un recrutement.
Cette segmentation vous permet d’adapter vos messages à chaque profil.
Par exemple, un CEO attendra une vision stratégique, tandis qu’un DAF cherchera des arguments liés au ROI.
Soignez votre objet et votre message d’approche
L’objet est la première chose que lit votre prospect. Il détermine si votre email sera ouvert ou ignoré.
- Préférez les objets courts (3 à 5 mots), clairs et liés à la réalité du prospect.
- Bannissez les formulations trop vagues ou trop commerciales (“Solution innovante”, “Boostez vos ventes”).
Votre message d’approche doit être direct et centré sur le besoin du destinataire.
Un bon email de prospection ne parle pas de vous, mais de la problématique de votre prospect et de la valeur que vous pouvez lui apporter.
Suivez vos indicateurs de performance (KPIs)
Une campagne emailing ne se juge pas seulement à son volume d’envoi.
Vous devez suivre vos résultats pour ajuster vos actions.
Les principaux KPIs à analyser sont :
- le taux d’ouverture (pertinence de vos objets),
- le taux de clics (intérêt pour vos contenus),
- le taux de réponse (qualité de votre message),
- le taux de rendez-vous générés (impact commercial réel).
En suivant ces indicateurs, vous pouvez identifier ce qui fonctionne, améliorer vos séquences et optimiser en continu votre prospection.
Nous détaillons ces métriques dans notre guide sur les KPI du cold emailing
5. Pharow : la solution pour construire votre base emailing sur-mesure
Créer une base emailing efficace prend du temps si vous partez de zéro.
Pharow a été conçu pour vous aider à construire rapidement une base de données B2B qualifiée, à jour et directement exploitable pour vos campagnes de prospection emailing.
Accédez à des millions de contacts B2B à jour
Avec Pharow, vous partez sur des données fraîches et vérifiées.
La plateforme met à votre disposition :
- des informations sur les entreprises (secteur, taille, chiffre d’affaires, localisation),
- des données précises sur les décideurs (nom, fonction, email professionnel),
- des signaux business utiles comme une levée de fonds ou une vague de recrutements.
Cela vous permet de travailler sur une base emailing qualifiée, de limiter les bounces et d’augmenter vos chances de transformer vos envois en opportunités commerciales.
Utilisez des filtres avancés pour un ciblage chirurgical
La force de Pharow est de vous permettre de créer une base emailing sur-mesure.
Grâce à plus de 1200 filtres, vous affinez vos recherches selon :
- le secteur d’activité,
- la taille ou le chiffre d’affaires,
- la fonction précise du contact,
- les outils utilisés (CRM, logiciels marketing, ERP…),
- ou encore les signaux de croissance (recrutements, levées de fonds).
Par exemple, vous pouvez cibler uniquement les DAF de PME SaaS de plus de 100 salariés ayant récemment levé des fonds.
Résultat : moins d’emails envoyés, mais beaucoup plus de réponses qualifiées.
Exportez des fichiers conformes et prêts à l’emploi
Une fois vos segments définis, Pharow vous permet d’exporter des fichiers de prospection propres et prêts à l’emploi.
Les données sont normalisées, dédupliquées et conformes au RGPD, ce qui vous évite des heures de retraitement.
Vous pouvez ensuite envoyer directement ces contacts vers votre CRM ou vos outils d’emailing et lancer vos campagnes en quelques clics.
Nous avons d’ailleurs recensé les meilleurs outils de prospection pour vous aider à choisir ceux qui s’intègrent le mieux à votre stack
