Tableau de Prospection : Guide + Modèle Gratuit (2025)

Quand on fait de la prospection, tout va vite : on envoie des messages, on décroche, on note une relance sur un coin de fichier, on passe au suivant.

Et c’est souvent là que les choses se perdent.

Un contact oublié, une relance non notée, un statut jamais mis à jour… et c’est une opportunité qui disparaît sans qu’on s’en rende compte.

C’est pour éviter ça qu’on utilise un tableau de prospection.

Un outil simple, accessible à tous, qui permet de suivre chaque prospect, chaque action et chaque relance au même endroit.

Il transforme une liste de contacts en un pipeline de vente structuré, où chaque étape est claire et mesurable.

Il apporte de la structure et de la visibilité, mais ses limites apparaissent vite dès que le volume augmente ou que plusieurs personnes prospectent en même temps.

Il reste donc idéal pour démarrer ou gérer de petits volumes, avant de passer à un outil plus complet.

1. Qu’est-ce qu’un tableau de prospection ?

Un tableau de prospection commerciale est un document souvent sur Excel ou Google Sheets qui regroupe toutes les informations utiles pour piloter vos actions de prospection.

C’est une vue d’ensemble de votre pipeline de vente, du premier contact jusqu’à la conclusion du deal.

On y retrouve généralement :

• les informations sur les entreprises ciblées (raison sociale, secteur, taille, localisation) ;
• les coordonnées du contact (nom, fonction, email, téléphone) ;
• les statuts de chaque prospect (“à contacter”, “en cours”, “RDV planifié”, “gagné”, “perdu”) ;
• les dates de relance et la prochaine action prévue ;
• et parfois des indicateurs de performance (taux de conversion, montant estimé, probabilité de closing).

En clair, c’est la mémoire de votre prospection : un tableau clair pour savoir à tout moment où vous en êtes, ce qu’il reste à faire et sur quoi concentrer vos efforts.

Ce type d’outil est souvent la première étape avant de passer à un CRM.

2. Pourquoi utiliser un tableau de prospection ?

Utiliser un tableau de prospection, c’est choisir la méthode plutôt que le hasard.

C’est ce qui permet à un commercial de rester organisé, régulier et efficace dans le suivi de ses prospects.

Voici les quatre grands bénéfices qu’apporte un tel outil.

1. Structurer sa prospection et garder le cap

La première force du tableau de prospection, c’est la structure qu’il impose.

Chaque contact est enregistré, chaque action datée, chaque étape du pipeline clairement identifiée.

On sait exactement :

• qui a été contacté et quand ;
• qui doit être relancé ;
• et quels leads sont en négociation ou gagnés.

Cette clarté évite les oublis, les doublons et les pertes d’informations : les trois ennemis de la prospection efficace.

2. Centraliser toutes les informations au même endroit

Un tableau de prospection a un avantage simple mais décisif : il rassemble tout ce qui compte pour suivre sa prospection, au même endroit.

Vous y centralisez :

• les informations sur les entreprises (secteur, taille, localisation) pour comprendre votre marché et prioriser vos cibles ;
• les coordonnées des interlocuteurs (fonction, email, téléphone) pour identifier le bon contact et adapter votre approche ;
• l’historique des actions menées (date, canal, statut) pour garder la trace de chaque échange ;
• et les prochaines étapes prévues, pour ne jamais laisser une opportunité sans suite.

Résultat : moins de pertes, moins de doublons, et une collaboration plus fluide au sein de l’équipe.

En un clic, vous savez ce qui a été fait, par qui, et ce qu’il reste à faire.

3. Gagner du temps sur le reporting et la priorisation

Plus de 50 % du temps des commerciaux est encore consacré à des tâches manuelles : recherche d’informations, mise à jour de fichiers, suivi des relances.

Un tableau de prospection bien structuré réduit immédiatement cette perte de temps.

Grâce à quelques automatismes simples :

• les statuts et les dates de dernière action vous permettent d’identifier en un clic les leads à relancer ;
• les filtres par statut ou priorité mettent en avant les opportunités les plus proches de la signature ;
• une mise en forme conditionnelle (ex. couleur pour les relances en retard) évite les oublis ;
• et un petit tableau de synthèse calcule automatiquement vos taux de conversion et vos volumes d’opportunités.

Vous n’avez plus besoin de passer du temps à “faire un reporting” : votre tableau devient votre tableau de bord.

Astuce  Utilisez la colonne “prochaine relance” comme votre to-do list du jour : tout ce qui s’affiche ici doit être traité avant de passer à autre chose.

4. Visualiser son pipeline et mesurer sa performance

Un bon tableau de prospection ne sert pas seulement à stocker des données : il aide à voir le mouvement.

En triant vos prospects par statut, par montant ou par date de relance, vous visualisez immédiatement :

• l’avancement de votre prospection ;
• les opportunités à risque (trop anciennes, non relancées) ;
• et les étapes où vous perdez le plus de leads.

Ce suivi visuel transforme une liste statique en un outil de pilotage commercial.

3. Comment créer un bon tableau de prospection en 4 étapes ?

Étape 1 : Définir vos objectifs et votre ICP

Avant même d’ouvrir Excel, il faut savoir qui vous ciblez et pourquoi.

Un tableau de prospection n’a de sens que s’il est construit autour de votre ICP (Ideal Customer Profile)  autrement dit, le profil d’entreprise qui a le plus de chances d’acheter votre solution.

Prenons un exemple concret :

imaginons que vous soyez une agence outbound B2B ou un éditeur de logiciel de prospection.

À partir de cette définition, tout votre tableau de prospection change :

• Vous ne recherchez plus “toutes les entreprises tech”, mais celles qui correspondent à ce cadre précis.
• Vous allez ajouter dans votre tableau une colonne “Technologies utilisées” pour repérer celles qui ont HubSpot.
• Vous allez croiser vos filtres avec la taille d’effectif (entre 50 et 200) et la localisation (région parisienne).
• Et côté contact, vous ciblerez en priorité les Directeurs Marketing, mais aussi leurs adjoints ou Head of Growth.

Cette clarté en amont vous évite de remplir un tableau avec des contacts hors cible — et vous permet de bâtir une base exploitable dès le départ.

Autrement dit, votre ICP guide la structure de votre tableau :les filtres que vous appliquez, les colonnes que vous gardez, et la manière dont vous qualifiez vos prospects.

Étape 2 : Choisir les colonnes et informations essentielles

Un bon tableau doit être complet sans être complexe.

L’objectif n’est pas d’enregistrer toute la vie du prospect, mais de noter ce qui sert l’action commerciale.

Voici les colonnes vraiment utiles :

• Informations sur l’entreprise :
  nom, secteur, taille, localisation : ces données servent à filtrer ou prioriser les comptes (ex : cibler uniquement les SaaS de plus de 50 salariés).
• Informations sur le contact :
  nom, prénom, poste, email, téléphone pour savoir à qui parler et sur quel canal.

Exemple : si votre produit s’adresse à un Directeur Marketing, notez aussi la présence d’un Responsable Acquisition : il peut devenir un relais interne.

• Source du prospect :
  inbound (formulaire, webinar), outbound (cold email, LinkedIn), salon, recommandation.

Cette donnée vous aide à mesurer ce qui génère le plus de leads qualifiés.

• Statut dans le pipeline :
  à qualifier, contacté, en discussion, en négociation, gagné, perdu : c’est ce qui vous permet de piloter l’avancement global.
• Suivi des actions :
  date du dernier contact, prochaine action prévue, date de relance qui est essentiel pour éviter les oublis.
• Commentaires :
  un résumé rapide du contexte (“souhaite automatiser la prospection”, “projet gelé jusqu’à janvier”).

Chaque colonne doit avoir une raison d’exister : si elle n’aide pas à décider quoi faire ensuite, elle n’a pas sa place.

Étape 3 : Prioriser vos prospects (scoring simple)

Quand on gère une longue liste de leads, il est tentant de tout traiter dans le même ordre.

Pourtant, tous les contacts n’avancent pas au même rythme.

Certains sont déjà convaincus, d’autres en phase d’exploration, d’autres encore n’ont ni le budget ni le besoin.

Et c’est justement ce manque de hiérarchisation qui fait perdre le plus de temps aux commerciaux.

Le scoring  ou “priorisation des leads” sert à orienter vos efforts vers les opportunités les plus prometteuses.

Il ne s’agit pas de créer un modèle complexe, mais simplement d’ajouter une colonne “Priorité” dans votre tableau, avec trois niveaux faciles à lire :

• Haut / chaud : le prospect est actif, répond rapidement, a exprimé un besoin clair ou demandé une démo.
• Moyen / tiède : il montre de l’intérêt mais le projet n’est pas encore mûr (ex : décision prévue le trimestre prochain).
• Bas / froid : il est hors timing, déjà équipé ou non prioritaire pour l’instant.

L’idée est de faire de votre tableau un outil d’aide à la décision.

Chaque matin, vous pouvez filtrer vos leads “chauds” pour concentrer vos relances sur ceux qui ont le plus de potentiel.

Les “tièdes” restent visibles pour être relancés à un moment stratégique, et les “froids” sont archivés, mais jamais perdus : ce sont vos futurs leads de réactivation.

Étape 4 : Animer et mettre à jour le tableau rigoureusement

Un tableau de prospection, c’est comme un mini CRM :si vous ne le mettez pas à jour, il devient vite inutile.

Les informations vieillissent, les relances se perdent, et au bout de quelques semaines, plus personne ne sait où en est chaque lead.

L’objectif, ce n’est pas de “remplir un fichier”.

C’est de piloter votre pipe au quotidien.

Un tableau à jour vous permet de voir en un coup d’œil :

• les leads actifs à relancer,
• ceux à mettre en pause,
• et ceux qu’il faut sortir du pipeline.

Pour garder cette clarté, le plus simple est de mettre en place une routine légère mais régulière :

• Après chaque échange, mettez à jour la dernière action et la prochaine étape.

Exemple : “Appel du 15/10 – intéressé, relance prévue le 21/10

• Chaque semaine, filtrez les leads sans nouvelle depuis plus de 15 jours: Vous évitez ainsi de laisser filer des prospects simplement oubliés.

• Nettoyez les doublons et les leads inactifs: Un tableau propre, c’est un pipe lisible et exploitable.

Cette discipline ne prend que quelques minutes, mais elle change tout :vous savez où vous en êtes, vous relancez au bon moment et vous ne perdez plus d’énergie à reconstituer l’historique.

Vous pouvez directement vous inspirer de ce modèle : Téléchargez un exemple de tableau de prospection prêt à l’emploi (format Excel ou Google Sheets).

4. Les limites du tableau de prospection : quand Excel ne suffit plus

Un tableau Excel est un bon point de départ pour structurer ses premiers contacts.

Mais lorsqu’une équipe commence à traiter plusieurs centaines de leads, à collaborer à plusieurs ou à suivre plusieurs canaux d’acquisition, le tableur devient vite un frein plus qu’un atout.

Voici les limites les plus courantes observées sur le terrain.

Manque d’automatisation et tâches manuelles chronophages

Dans Excel, tout repose sur la saisie manuelle.

Chaque nouveau lead, chaque mise à jour, chaque relance doit être renseigné ligne par ligne.

Sur une vingtaine de contacts, cela reste faisable.

Mais sur plusieurs centaines, cela devient un travail à temps plein.

Ce fonctionnement crée un décalage :

• les commerciaux passent plus de temps à maintenir le fichier qu’à prospecter,
• les informations se périment rapidement,
• et les relances perdent en régularité.

Au fil du temps, le tableau n’est plus un outil de pilotage, mais un support administratif.

C’est précisément à ce stade qu’un outil automatisé devient nécessaire pour actualiser les données en continu, détecter les doublons et faciliter la mise à jour du pipeline.

Risque élevé d’erreurs humaines

Excel reste un outil fiable tant que la donnée est bien tenue.
Mais dès que plusieurs utilisateurs interviennent, les erreurs se multiplient :

• adresses email mal saisies,
• statuts incohérents,
• doublons,
• ou lignes supprimées par erreur.

Le manque de fiabilité des données détériore directement la performance commerciale.

Collaboration limitée en équipe

Excel montre vite ses limites dès qu’il faut travailler à plusieurs.

Un même fichier partagé entre plusieurs commerciaux devient difficile à gérer : les versions se multiplient, certaines cellules sont verrouillées, des formules sont écrasées, et les commentaires se perdent.

Dans ces conditions, la coordination se dégrade rapidement.

Les équipes ne savent plus exactement :

• qui a déjà contacté tel prospect,
• quelles relances ont été effectuées,
• ou quels comptes sont encore en attente.

Ce manque de visibilité provoque des doublons, des oublis et une perte de cohérence dans la communication avec les prospects.

À mesure que l’équipe grandit, le fichier de prospection devient un point de friction plutôt qu’un outil de pilotage.

Analyse des données restreinte et complexe

Excel permet de suivre quelques indicateurs simples, mais pas d’analyser en profondeur la performance d’une prospection.

Calculer les taux de conversion, identifier les étapes du pipeline qui bloquent, ou mesurer l’efficacité des campagnes devient vite fastidieux.

En pratique :

• le reporting est rarement à jour,
• la prise de décision repose sur des données partielles,
• et il devient difficile de savoir où concentrer les efforts commerciaux.

La prospection perd ainsi son caractère mesurable et pilotable, au moment même où la donnée devrait guider les décisions.

Manque de synchronisation avec vos autres outils

Un tableau fonctionne en silo.

Il n’est pas relié à votre CRM, à vos outils d’emailing ou à vos séquences d’automation.

Chaque export ou import se fait manuellement, avec tous les risques que cela implique : pertes d’informations, décalages entre systèmes, ou données obsolètes.

Ce cloisonnement crée des incohérences dans la chaîne commerciale :

• un contact ajouté dans le tableau n’est pas visible dans le CRM,
• une mise à jour effectuée par un SDR ne remonte pas à l’équipe marketing,
• et les campagnes d’email partent parfois sur des listes non actualisées.

La prospection devient alors difficile à orchestrer, car la donnée n’est plus unifiée.

5. L’alternative intelligente : passer à un outil de prospection comme Pipedrive

Un tableau Excel est utile pour démarrer.

Mais dès qu’il faut gérer plusieurs centaines de leads, suivre plusieurs canaux de contact et travailler à plusieurs, il montre vite ses limites.

C’est là qu’un outil de prospection dédié prend tout son sens.

Il ne s’agit plus seulement de stocker des lignes, mais de piloter une démarche commerciale structurée et connectée.

Pourquoi un outil dédié surpasse Excel ?

Un outil de prospection centralise toutes les informations au même endroit et automatise une grande partie du travail manuel.

Là où Excel exige de la saisie et des vérifications constantes, une plateforme dédiée :

• met à jour les données automatiquement,
• facilite les relances grâce à des rappels et des filtres intelligents,
• et donne une vision 360° du pipeline de vente.

Autre avantage majeur : la fiabilité des données.

Les informations sont toujours à jour, partagées entre les membres de l’équipe, et synchronisées avec les outils de vente (CRM, emailing, automation).

Le reporting devient instantané, la collaboration fluide, et la prospection réellement pilotée par la donnée.

Pharow : la plateforme pour créer vos listes de prospection en quelques clics

Pharow permet de construire en quelques minutes les listes qu’il faudrait des heures à préparer manuellement dans un tableur.

La logique est simple : vous partez de votre ICP (Ideal Customer Profile), et la plateforme identifie automatiquement les entreprises et les contacts qui correspondent à vos critères.

Dans l’exemple évoqué " les Directeurs Marketing d’entreprises de développement logiciel, de 50 à 200 salariés, basées à Paris et utilisant HubSpot " Pharow le rend possible en quelques clics.

Grâce à plus de 1 300 filtres de recherche, vous pouvez affiner votre ciblage selon :

• le secteur d’activité,
• la taille d’entreprise ou la croissance,
• les technologies utilisées,
• la localisation,
• ou encore des signaux précis (levée de fonds, recrutement, changement de direction…).

Cette précision rend la prospection beaucoup plus efficace : vous ne cherchez plus à contacter “tout le marché”, mais uniquement les comptes qui ont un vrai potentiel d’achat.

Et si vous souhaitez trouver des entreprises similaires à vos meilleurs clients, la fonctionnalité Lookalike de Pharow le fait pour vous.

Elle identifie automatiquement les sociétés qui partagent les mêmes caractéristiques que vos comptes existants (secteur, stack technologique, signaux de croissance, etc.) pour enrichir vos listes avec des prospects à haut potentiel.

En quelques secondes, vous obtenez un fichier de prospection élargi mais cohérent, fondé sur des données réellement comparables.

Des données enrichies et prêtes à l’emploi

Une fois votre liste créée, Pharow enrichit automatiquement les données associées :

• Adresses email : via l’enrichissement en cascade (Dropcontact, FullEnrich) pour garantir un maximum de taux de délivrabilité.
• Numéros de téléphone : via FullEnrich ou vos propres outils connectés (Kaspr, BetterContact).
• Coordonnées sociales et fonctions précises : pour savoir exactement à qui vous adresser.

Grâce à cet enrichissement en cascade, plus de 8 contacts sur 10 disposent d’un email professionnel et d’un numéro de téléphone retrouvés.

Les exports sont entièrement personnalisables : vous choisissez les colonnes à inclure (informations entreprise, contacts, signaux, technologies…) et obtenez un tableau de prospection structuré en quelques secondes.

Libre à vous ensuite d’y ajouter vos propres colonnes de suivi si vous souhaitez garder une logique hybride “tableur + CRM”.

Une prospection connectée à vos outils de vente

Pharow n’est pas un outil isolé : il s’intègre nativement à HubSpot et Pipedrive, deux CRM largement utilisés dans les équipes B2B.

Vous pouvez envoyer vos leads directement vers votre CRM depuis la plateforme, sans export manuel.

Les statuts, coordonnées et informations clés se synchronisent automatiquement, ce qui garantit une donnée toujours à jour des deux côtés.

Cette connexion permet de :

• fluidifier la transition entre prospection et qualification,
• éliminer les doublons et les erreurs de transfert,
• et suivre en continu l’avancement de chaque lead dans le pipeline.