7 étapes pour réussir votre première campagne de cold emailing (avec exemples mail de relance)

1. Configurer votre adresse email pour de la prospection commerciale

Prospecter par cold email signifie envoyer des emails à des destinataires que vous ne connaissez pas personnellement.

C’est pourquoi, vous allez devoir vous assurer que votre adresse email est rassurante à la fois pour vos destinataires mais aussi pour les messageries.

Montrez au destinataire que vous êtes une vraie personne

Commençons par rassurer le destinataire.

Pour ce faire, débutez très simplement en ajoutant votre prénom, votre nom et une photo de votre profil. Vous allez rassurer vos destinataires et contribuer à humaniser votre approche.

L’adresse email que vous utilisez est aussi un facteur influençant cette confiance. Sur le choix d’adresse d’envoi, beaucoup d’avis circulent.

Devons-nous utiliser une adresse professionnelle (nom@nomdevotredomaine) ou bien un sous-domaine (nom@coucou.nomdevotredomaine) ?

Chacun est allé de son hypothèse sur le sujet sans qu’il y ait véritablement un consensus qui se dégage.

Pour continuer cette tradition, je vais donc vous donner mon avis :).

Si votre société possède une notoriété reconnue, que vous avez déjà pratiqué de la prospection par email avec des résultats satisfaisants en termes de taux d’ouverture et de taux de désinscription alors vous pouvez prendre le risque d’utiliser l’adresse professionnelle que vous utilisez quotidiennement.

En revanche, si vous êtes novice dans ce type de prospection, ne prenez pas de risques inutiles et utilisez un sous-domaine de votre adresse email.

Personne ne réussit les choses parfaitement à son premier essai et le cold emailing n’échappe pas à la règle. C’est une discipline avec une courbe d’apprentissage.

Rassurez les messageries

Maintenant que nous avons rassuré l’utilisateur, nous allons nous efforcer d’envoyer des signaux positifs aux messageries et aux fournisseurs d’accès internet.

Autant vous prévenir par avance, le sujet est technique et c’est pour cette raison que nous avons décidé d’y consacrer très prochainement un article.

Cette configuration est devenue nécessaire en raison de l’activité de phising qui consiste pour des usurpateurs à utiliser les adresses emails d’acteurs de confiance pour chercher à arnaquer les destinataires de ces emails.

Afin de prouver que vous êtes bien à l’origine de l’envoi et éviter que ces usurpateurs utilisent votre email pour cette activité malveillante de “phishing”, vous devez configurer :

• le SPF pour montrer que vous êtes un expéditeur autorisé à envoyer des emails depuis ce nom de domaine
• le DKIM pour montrer que le nom de domaine n’a pas été usurpé avant et pendant l’envoi
• Le DMARC pour assurer de votre identité les messageries et fournisseurs d’accès à internet lorsque le DKIM et le SPF ont échoué

Cette configuration n'est vraiment pas user-friendly mais bien nécessaire pour maximiser le taux de délivérabilité, i.e le taux d’emails que les utilisateurs vont véritablement recevoir dans leur boîte mail.

Dans cet article, on vous explique comment configurer votre email pro google pour vos campagnes de cold emailing.

C’est une étape technique mais indispensable pour une activité de cold emailing efficace et durable. J’insiste sur cette partie qui est nécessaire sans quoi vous risquez de voir votre adresse rapidement bloquée.

2. Définir votre persona

Maintenant que vous avez montré patte blanche, intéressons-nous aux destinateurs de vos campagnes de cold emailing.

Afin de créer le contenu de votre campagne le plus en lien avec vos prospects, vous devez définir ce prospect que l’on appelle persona.

Ce persona ou buyer persona est une représentation de votre client idéal. Il possède toutes les caractéristiques de l’utilisateur que votre produit ou service doit convaincre.

Vous devez alors vous demander les problèmes que votre produit ou votre service va résoudre pour votre persona mais également ses intérêts, ses objectifs, s’il a déjà pu rentrer en contact avec votre société, ses freins à l’achat,  la fonction qu’il exerce, son âge, etc.

Pour vous aider dans cette construction, je vous mets à disposition le template que nous avons utilisé chez Pharow pour déterminer notre persona.

Télécharger le template

3. Construire votre liste de prospects

Dans le cold emailing, vous n’allez pas écrire à tout le monde mais plutôt vous adresser aux prospects les plus susceptibles d’être intéressés par votre offre. C’est le sens de la construction précédente de votre persona.

Cette construction consiste pour vous à cibler des sociétés et/ou des personnes en fonction de critères et obtenir différents moyens de rentrer en contact avec elles (email professionnel, le lien de profil LinkedIn).

Vous l’avez probablement déjà déduit, cette étape repose sur la qualité de votre ciblage.

Pour réaliser ce travail, beaucoup d’outils sont disponibles sur le marché pour vous aider à créer votre liste de prospects. Tous ne se valent pas et n’impliquent pas le même engagement de temps ou la même simplicité d’utilisation.

Globalement, ces outils sont répartis selon 2 manières de procéder : un assemblage d’outils ou bien les outils proposant une démarche tout-en-un.

Construire votre liste de prospects avec plusieurs outils.

La première manière consiste donc à multiplier les outils pour composer votre liste de prospects. C’est une méthode qui nécessite généralement l’utilisation de 4 outils :

• 1ère étape  : vous vous abonnez à une base de données B2B. Malheureusement, beaucoup ne sont pas à jour, avec de fausses informations :(.
• 2ème étape : vous choisissez un outil de scraping pour extraire les données de cette base de données.
• 3ème étape : Après avoir extrait les données, vous utilisez un nouvel outil pour rechercher les emails des profils que vous avez extraits. Attention, certains outils fournissent de mauvais emails qui font grimper votre taux de bounce, ce qui dégrade votre réputation d'expéditeur.
• 4ème étape : vous vérifiez la qualité des emails avec un outil de vérification d’emails.

C’est personnellement une multiplication d’outils que je trouve trop lourde et qui m’a conduit à créer Pharow, un outil tout-en-un pour réaliser l'ensemble des étapes précédentes en 1 seule fois.

Pharow : Un seul outil pour cibler les contacts et obtenir un moyen de contact. En quelques clics, vous avez leur emails vérifiés et leur profils Linkedin 👌.

Je défends l’idée que la plus-value de la prospection commerciale est de prospecter et non pas de passer son temps à utiliser des outils. Cela peut paraître basique comme idée mais elle est pourtant primordiale.

Sans être vigilant, il est très rapide de se retrouver happé par la passion des outils. De nouveaux produits font leur sortie quotidiennement et viennent complexifier votre prospection commerciale.

Le choix des outils dans une société n’est pas une action anodine car ils orientent votre usage et présentent des impacts sur votre efficacité.

A ce propos, je suis toujours frappé par le nombre de sociétés qui confient la sélection des outils à des décideurs qui ne seront pas les utilisateurs. Le choix de ces décideurs s’oriente alors le plus souvent vers des produits avec beaucoup de fonctionnalités sans qu’ils viennent pour autant simplifier le travail de leur équipe.

Ces outils ne sont alors pas utilisés et vous vous êtes engagés pour 12 mois :(.

Dans le cadre de la sélection d’une solution de prospection commerciale, vous devez vous demander :

• Est-ce que cette solution libère mes équipes d’actions manuelles sans valeur ?
• Est-ce que cela recentre mes équipes sur la vente ?
• Est-ce que cette solution me permet d’identifier mes prospects ?
• Est-ce que les données sont de qualité et exhaustives ?

Pour résumer, le bons sens vous appelle à sélectionner votre outil de prospection commerciale en fonction du temps qu’il vous fait gagner, de la qualité et l’exhaustivité de la base, de sa simplicité d’usage, de son efficacité, de sa capacité à ne pas vous engager et bien sûr de son rapport qualité-prix.

Dans ce rapport qualité-prix, n’oubliez pas d'intégrer les heures que vos équipes passent sur les outils :).

Si ces différents critères sont remplis, alors foncez. Un outil qui fait gagner du temps à vos équipes a tellement de valeur. Vous ferez un bond de productivité.

C’est en tout cas la vision que nous défendons avec Pharow, une solution tout-en-un où vous ciblez vos prospects, obtenez leurs emails professionnels et le lien de leurs profils Linkedin.

Vous gagnez du temps en évitant de manipuler des exports d’outils en outils, des API, des outils de scrapping, des cookies de session, etc. Vous restez consacrer sur la vente.

4. Environner vos prospects

Environner vos prospects consiste à multiplier les points de contact préalablement à l’envoi de votre campagne de cold emailing. Dans l’acquisition B2B, c’est souvent le plus visible qui remporte la partie.

Attirer un prospect grâce à vos emails reste évidemment possible mais vous mettrez plus de chances de votre côté si auparavant le prospect est déjà entré en contact avec votre marque ou votre profil dans un autre contexte que celui de votre cold email.

Dans la vie quotidienne, nous faisons plus souvent confiance aux gens que nous connaissons plutôt qu’aux inconnus, n’est-ce pas ? Le principe est ici le même mais appliqué à la prospection commerciale.

Vous devez donc développer la visibilité de votre profil et de votre marque pour que votre prospect soit en confiance lorsque votre email arrive dans sa boîte mail.

Je vous propose la manière suivante de procéder mais il existe bien sûr d’autres méthodes.

Prenez la liste de prospects que vous avez construite (grâce à Pharow :)) et invitez le prospect sur LinkedIn avec un message très court qui n’évoque aucune relation de vente.

Lorsque votre prospect a accepté votre invitation, vous publiez un post Linkedin en rapport avec objectifs que vous aviez définis pour votre persona.

Prenons un exemple pour être plus clair.

Vous possédez une société de business intelligence qui s’adresse principalement aux e-commerçants. Grâce à Pharow, vous avez identifié 500 directeurs ou directrices marketing dans le secteur e-commerce.

Vous commencez par envoyer des invitations avec un message très court de type :

Bonjour {Prénom},
‍
J’ai vu que nous partagions tous les deux un fort intérêt pour le e-commerce. Au plaisir d’échanger avec vous sur le sujet.
‍
Bonne journée.

Cet envoi d’invitation massif est automatisable grâce au formidable outil Prospectin (et français en plus :)).

J'ai déjà rédigé un article sur la manière d'utiliser Pharow + Prospectin pour générer des prospects sur LinkedIn.

Dès que votre taux d’acceptation atteint 30%, vous publiez un post LinkedIn en rapport avec le e-commerce et qui correspond aux objectifs que vous avez définis pour votre persona.

Après avoir effectué ce travail, vous avez environné vos prospects et vous pouvez notamment débuter votre campagne de cold emailing en écrivant à tous les prospects qui ont accepté votre invitation.

5. Construire votre séquence d’emails

Passons au cœur du réacteur de votre campagne de cold emailing : votre séquence d’emails.

On appelle cela une séquence d’emails car c’est une suite d’emails qui est envoyée et que vous cessez lorsque votre prospect vous a répondu ou bien s’est désabonné de vos emails. En ne vous limitant pas à un seul email, vous maximisez votre taux de réponse.

Votre premier email est donc suivi d’emails de relance que l’on appelle Follow-up lorsque votre prospect n’a pas répondu à votre première sollicitation.

Votre séquence d’emails est généralement constituée de 3 à 5 emails chacun espacé d’une période courant de 2 à 5 jours.

Je vais vous donner quelques règles qui me semblent essentielles pour écrire cette séquence.

La première règle d’or à utiliser pour l’ensemble de vos emails de prospection est de le composer dans un format brut, sans design particulier.

Votre objectif est de rendre le contenu le plus "artisanal" possible pour que votre destinataire ressente que vous êtes une véritable personne.

Également, ce premier email doit être concis. Personne n’a envie de se plonger dans un email trop long, vous vous adressez le plus souvent à des prospects qui n’ont pas le temps.

A ce propos, je conseille aux anglophones la lecture de cet excellent article qui présente de manière chiffrée à quel point raccourcir les messages peut impacter favorablement le taux de réponse. Voici le lien

L’auteur tire ses conclusions en prenant pour exemple les emails transactionnels mais cette réduction de caractères est à mon sens transposable aux emails de prospection.

La seconde règle du cold email est donc de dire ce qui est strictement nécessaire. Sans fioriture. Gardez en tête que l’objectif de chaque phrase est d’entraîner la lecture de la suivante.

Après la concision, la réussite de votre campagne dépend énormément du degré de personnalisation de votre email. C’est une occasion en or de montrer à votre prospect que vous vous intéressez à lui, à son activité, à l’actualité de son entreprise ou bien que vous partagez des choses en commun.

Cold Email 1

Pour résumer, ce premier email est un moyen formidable de personnaliser votre message et de montrer que vous avez fait des recherches sur votre prospect.

La première chose très simple à effectuer est d’utiliser la variable du prénom que vous possédez grâce à la liste de prospects qualifiés constituée grâce à Pharow :).

Ce degré de personnalisation est également essentiel pour rassurer les messageries sur le fait que vous ne soyez pas un spammeur.

Si vous envoyez 50 emails par jour à des destinataires différents avec un degré de similarité très fort, il est assez aisé pour une messagerie de déterminer que vous êtes dans une démarche de masse et donc de tirer la conclusion que vous êtes en train de spammer.

Voici un exemple de premier email :

Bonjour {Prénom},
‍
Nous sommes en contact depuis peu sur Linkedin. J’avais identifié que vous partagions un intérêt commun pour [intérêt commun].
‍
Je suis le fondateur de Pharow, une solution pour gagner du temps dans votre prospection B2B.
‍
Nous aidons nos clients à se passer d’une multitude d’outils pour construire des listes de prospection grâce à une solution tout-en un, allant du ciblage de prospects à l’obtention de leurs emails.
‍
J’ai pensé que vous seriez sensible à ce sujet d’optimisation chez {Company_name}. Si c’est le cas, nous devrions nous appeler.
‍
Bonne journée.
‍
PS : si vous n’êtes pas la bonne personne, à qui puis-je m’adresser pour ce sujet ?

Mail de relance : cold email 2

Le premier email que vous envoyez entraîne le plus souvent un silence de votre destinataire.

Ne vous inquiétez pas. Cela ne signifie que votre email est mauvais ou que votre offre n’est pas adaptée.

Comme je vous le disais précédemment, vous devez alors faire suivre votre email initial d’emails de relance.

Pour le cas du second email, la règle de concision s’applique de nouveau. Cette relance est aussi l’opportunité de tenter d’engager le prospect.

Voici un exemple :

Bonjour {Prénom},
‍
J’espère que vous allez bien.
‍
J’ai récemment rédigé un article qui devrait vous intéresser sur comment économiser du temps dans votre prospection tout en réduisant son coût d’acquisition.

J’en ai aussi profité pour comparer l’efficacité des différentes solutions du marché. Les résultats sont assez étonnants. Lien de l’article  

Qu’en pensez-vous ?
Bonne journée

Mail de relance : cold email 3

La seconde relance est de nouveau utiliser pour faire réagir le prospect en lui proposant un contenu engageant nécessitant peu d’efforts de sa part. Vous noterez que j’en profite également pour établir une demande de rdv beaucoup plus directe :

Bonjour {Firstname},
‍
Pour éveiller votre curiosité, j’ai préparé une vidéo sur la simplicité et la rapidité d’usage de Pharow.(Vidéo Youtube).

Je pense que Pharow peut réellement vous aider à identifier de nouveaux prospects et libérer du temps pour vos commerciaux.
‍
Quand seriez-vous disponible pour échanger 10 minutes sur votre prospection ?
Bonne journée.

Mail de relance : cold email 4

Dans ce quatrième email, je demande de nouveau si la personne est la mieux placée pour répondre à mon sujet d’acquisition. L’objectif est de proposer une action très simple à réaliser pour le destinataire.

Bonjour {Firstname},
‍
Etes-vous la personne la mieux placée pour discuter de prospection B2B ?
Si ce n’est pas le cas, pourriez-vous me rediriger vers l'un de vos collègues ?

Bonne journée.

Mail de relance : cold email 5

Ce dernier email est un moyen d’interpeller le destinataire en faisant appel à l’urgence.

Bonjour {Firstname},
‍
Je me permets un dernier mail pour vous rappeler que nous pouvons vous aider à gagner du temps dans votre prospection.
‍
Sans nouvelles de votre part, je devrais considérer que vous n’êtes pas intéressé par simplifier votre prospection.
‍
Si jamais ma proposition vous intéresse mais que vous êtes débordé actuellement, quand souhaiteriez-vous que je vous recontacte ?
‍
Bonne journée.

6. Choisir votre outil d’envoi de cold email

Une fois que vous avez défini votre séquence, il vous reste à sélectionner l’outil que vous allez utiliser pour votre envoi d’email. Choisir un outil d’envoi est essentiel car il vous permet d’automatiser l’envoi et les relances.

C’est ici qu’entrent en jeu Lemlist, Brevo et Datananas, 3 superbes outils français.

Au moment où nous avons dû choisir notre outil d’envoi d’emails, nous avions 4 questions :

• L’outil se connecte-t-il à notre adresse email ?
• Est-ce que l’on peut facilement écrire nos emails et définir nos règles de relance ?
• Est-ce que l’on peut suivre facilement nos stats ?
• Est-ce que les emails que nous enverrons seront réellement reçus par nos prospects ?

Cette dernière question est essentielle. Imaginer alors avoir fait tout ce travail de ciblage et de définition de persona, d'écriture pour finalement choisir un outil qui ne soit pas compétent pour envoyer correctement vos emails.

Lemlist s’est alors avéré le plus compétent dans ces différents registres et c’est la raison qui nous a poussés à leur confier l’envoi de nos emails de prospection commerciale.

L’outil permet de définir et d’envoyer plusieurs relances à vos prospects en fonction de scénarios d’ouverture ou non de vos emails et met à votre disposition un bon nombre de templates d’emails pour vous aider à maximiser votre taux d’ouverture et votre nombre de réponses.

Lemlist s’est fait également une belle réputation en communiquant sur la possibilité d’utiliser des images et des photos très personnalisées à l’intérieur de vos campagnes. C’est un plus que nous utilisons rarement mais qui rajoute au degré de personnalisation que l’outil peut apporter à vos campagnes.

Pour couronner le tout, Lemlist est une entreprise française dont la solution peut être testée grâce à 14 jours d’essai gratuit.

7. Faire "chauffer" votre adresse email

Lors de la première étape, nous avons créé une adresse email avec un sous-domaine de votre domaine principale.

Par conséquent, vous possédez une adresse email “neuve” qui n’a jamais servi.

Si vous vous mettez à envoyer un nombre d’emails conséquents alors que votre activité précédente était nulle, vous envoyez un signal fort aux messageries que vous êtes un spammeur.

Être un spammeur présente évidemment des impacts sur votre délivrabilité :).

C’est pour cette raison que vous devez "chauffer" cette nouvelle adresse. Cela consiste à faire monter progressivement le nombre d’emails que vous envoyez mais également faire en sorte que vous receviez des emails. En d’autres termes, vous simulez le comportement d’une boîte mail.

Cette activité de warm-up est configurable à l’intérieur des solutions d’envoi d’emails, notamment chez Lemlist avec sa fonctionnalité de Lemwarm.

Je vous recommande de faire chauffer votre email pendant une période de deux semaines préalablement à l’envoi de votre première campagne.

Après cette période “warm-up”, vous pourrez alors débuter votre première séquence en montant progressivement vos volumes d’envoi d’envois quotidiens sans dépasser les 100 envois quotidiens.

Voilà, vous êtes prêt(e) pour réaliser votre première campagne de cold emailing :).

J’espère que cet article vous aura aider à prendre en main le sujet de la prospection commerciale.

Une campagne réussie obtient généralement un taux entre 60 et 70% de lecture et un taux de clic sur vos liens de l’ordre de 20 à 25%.