Cold calling : pourquoi et comment mettre en place le warm calling (convertit 3x mieux)

Le cold calling, ou appel à froid, consiste à appeler un prospect qui ne vous connaît pas, sans contact préalable.

C’est une méthode classique en B2B, mais elle est de plus en plus critiquée : perçue comme intrusive, peu efficace, voire dépassée.

Mais est-ce vraiment le téléphone qui est en cause ? Ou simplement la façon de l’utiliser ?

C’est là qu’intervient une alternative plus efficace : le warm calling.

Au lieu d’appeler n’importe qui, au hasard, le warm calling s’appuie sur des données fiables, des signaux d’intérêt, et un ciblage précis.

Dans cet article, on vous explique :

• Pourquoi le cold calling classique ne fonctionne plus
• Comment le faire évoluer
• Et surtout comment mettre en place une vraie stratégie de warm calling B2B qui convertit jusqu’à 3 fois mieux.

1. Le cold calling traditionnel : une méthode dépassée ?

Définition du cold calling

Le cold calling, ou appel à froid, c’est lorsqu' un commercial appelle un prospect sans aucun contact préalable. La personne n’a jamais entendu parler de vous, et vous l’appelez sans qu’elle vous ait demandé quoi que ce soit.

C’est souvent fait à partir d’un fichier d’entreprises ou de contacts, avec un objectif simple : obtenir un rendez-vous pour présenter une offre ou un service.

Il existe des variantes plus modernes de cette approche :

• L’appel tiède (warm calling) : le prospect ne vous connaît pas, mais vous avez des infos sur lui et une vraie raison de l’appeler.
• Le smart calling : même principe, mais avec encore plus de personnalisation et un vrai travail de préparation.

La différence principale entre le cold call classique et ces approches plus modernes, c’est le niveau de contexte :

plus vous en savez sur le prospect, plus votre appel est pertinent, donc mieux accueilli.

Les limites du cold calling en 2025

En 2025, le cold calling classique est de moins en moins efficace. Pourquoi ? Parce qu’il est souvent mal préparé.

Voici les problèmes les plus courants :

• Trop de sollicitations : les décideurs reçoivent plusieurs appels par jour. Résultat : ils décrochent moins, ou raccrochent vite s’ils ne voient pas l’intérêt.
• Mauvais ciblage : beaucoup d’entreprises utilisent encore des fichiers trop larges, avec des entreprises ou des contacts qui n’ont rien à voir avec leur offre.
• Données obsolètes : les fichiers datent souvent de plusieurs mois. Les personnes ont changé de poste, le numéro n’est plus valable, ou l’entreprise a évolué.
• Approche trop générique : les commerciaux lisent un script sans adaptation. Pas de personnalisation, pas de lien avec l’actualité ou les besoins réels du prospect.

Résultat : les prospects se sentent dérangés, les commerciaux se découragent, et les taux de réussite sont très faibles.

2. Le warm calling, ou comment faire du cold calling intelligent

Définition du warm calling

Le warm calling (ou appel tiède) est une version améliorée du cold calling.

Il s’agit toujours d’un appel non sollicité, mais vous ne partez pas de zéro : vous avez des informations précises sur l’entreprise ou la personne que vous appelez.

Par exemple :

• Vous avez vu qu’ils recrutent un Sales Ops
• Ils viennent de lever des fonds
• Ils utilisent un outil compatible avec le vôtre
• Vous savez qui est le bon interlocuteur

En résumé, le prospect ne vous connaît pas, mais vous, vous avez une bonne raison de l’appeler maintenant.

Le warm calling repose donc sur :

• Un bon ciblage
• Des signaux d’intention (changement, croissance…)
• Des données de contact à jour
• Un message contextualisé

Pourquoi le warm calling convertit mieux

Le warm calling, c’est toujours du téléphone, mais avec une approche plus ciblée et plus réfléchie.‍

Ce qui change, c’est la préparation : on sait à qui on parle, pourquoi on l’appelle, et pourquoi c’est le bon moment.

C’est cette différence qui fait toute l’efficacité du warm calling par rapport au cold calling classique.

Vous ciblez mieux

Vous appelez des entreprises qui ressemblent à vos clients idéaux. Vous parlez à des personnes qui ont le bon rôle, dans les bons comptes. Résultat : vos

messages tombent moins dans le vide.

Vous tombez au bon moment

Avec des signaux comme une levée de fonds, un recrutement ou un changement d’outil, vous savez que l’entreprise est en mouvement. Et donc plus ouverte

à une solution. Votre appel est perçu comme utile, pas comme une interruption.

Vous inspirez confiance

Quand vous commencez un appel par “J’ai vu que vous recrutiez un SDR, et je pense qu’on peut vous aider sur cette phase”, vous montrez que vous avez pris

le temps de vous intéresser au prospect. Ce simple effort change la dynamique de l’échange.

Pour un rappel des fondamentaux, vous pouvez lire notre article sur la prospection téléphonique : définitions, étapes et exemples concrets.

3. Les 3 piliers d’un warm calling réussi

Pour que le warm calling fonctionne, il ne suffit pas d’avoir un bon pitch. Il faut surtout une préparation solide, basée sur trois éléments clés : le ciblage, les signaux business, et des données de contact fiables.

1. Un ciblage précis de votre marché

La première étape, c’est de savoir exactement à qui vous voulez parler. Fini les fichiers de 10 000 entreprises non qualifiées. Vous devez construire une liste ciblée, basée sur votre profil de client idéal (ICP).

Voici quelques critères concrets à utiliser :

• Taille de l’entreprise (nombre d’employés ou chiffre d’affaires)
• Secteur d’activité
• Technologies utilisées (par exemple : CRM comme HubSpot, outils RH, CMS…)
• Croissance récente ou levée de fonds

Avec Pharow, vous pouvez croiser ces critères très facilement : données légales (effectif, CA), stack technologique, signaux business. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs de ciblage.

2. La détection de signaux business

Le warm calling repose sur le bon timing. Vous devez appeler un prospect quand il se passe quelque chose dans son entreprise.

Exemples de signaux utiles :

• Une levée de fonds vient d’être annoncée
• L’entreprise recrute activement sur un poste commercial ou marketing
• Ils ont changé de CRM ou d’outil de prospection
• Une nouvelle direction vient d’être nommée

Ces événements montrent que l’entreprise est en mouvement. Et donc potentiellement à l’écoute.

Pharow détecte automatiquement ces signaux et vous permet de les filtrer. Vous savez exactement qui appeler, pourquoi, et à quel moment.

3. Des données de contact enrichies

Une bonne entreprise ne suffit pas. Il faut aussi pouvoir contacter la bonne personne, avec les bons moyens.

C’est là que beaucoup d’équipes perdent du temps : emails qui ne fonctionnent pas, numéros de téléphone erronés, fonctions mal renseignées…

Avec Pharow, vous avez :

• Des emails professionnels vérifiés
• Des numéros directs (si disponibles)
• Des fonctions précises : pas juste “Responsable”, mais “Head of Sales”, “Marketing Ops”, etc.

Et si l’adresse email n’est pas trouvée, c’est un signal clair : ne perdez pas votre temps, passez au suivant.

3. Comment structurer une campagne de warm calling B2B

Lancer une campagne de warm calling efficace, ce n’est pas juste appeler des gens au hasard avec une phrase toute faite. C’est un peu de méthode, beaucoup de bon sens, et une vraie attention au timing.

Voici les 4 étapes à suivre:

Construire une liste vraiment ciblée

Tout commence par une bonne base.

Pas besoin de 10 000 contacts si 90 % ne sont pas qualifiés. Ce que vous cherchez, ce sont les bons comptes, au bon moment.

Exemple de cible :

• Entreprise de développement de logiciel
• entre 10 et 50 salariés
• Utilisant HubSpot
• En train de recruter un sales

Avec Pharow, vous pouvez filtrer très simplement : taille, outils utilisés, signaux comme les recrutements ou les levées de fonds. En quelques clics, vous avez une liste propre, à jour, prête à activer.

Enrichir les coordonnées téléphoniques

Une liste de comptes bien ciblés ne suffit pas si vous ne pouvez pas les joindre.
C’est là que l’enrichissement entre en jeu.

Utilisez un outil comme Kaspr ou Fullenrich pour récupérer les numéros de téléphone professionnels des bons contacts (SDR, Head of Sales, CEO…).

Préparer un mini-script personnalisé

Vous n’avez pas besoin d’écrire un texte mot à mot. L’important, c’est d’avoir une trame claire et adaptée à votre cible.

Quelques éléments à inclure :

• Une accroche liée au contexte : “J’ai vu que vous recrutiez un SDR…”
• Une question pour ouvrir l’échange : “Comment vous gérez l’onboarding en ce moment ?”
• Une proposition simple et directe : “Je peux vous montrer en 15 min comment on accompagne ce type de structure.”

L’objectif : créer une conversation, pas dérouler un pitch commercial.

Organiser vos relances

Une seule tentative ne suffit généralement pas. Ce qui fait la différence, c’est une relance bien structurée, sans être insistante.

Un schéma classique :

• 1er appel → message vocal + email si répondeur
• 2e tentative → message LinkedIn, court et personnalisé
• 3e appel → dernier essai ou reprogrammation

L’idée est d’enchaîner les canaux de manière cohérente, en gardant un message adapté à chaque étape.

Suivre ce qui fonctionne

Pour améliorer vos résultats, il est essentiel de mesurer vos actions. Quelques indicateurs simples suffisent :

• Taux de joignabilité
• Nombre de rendez-vous obtenus
• Signaux les plus performants (recrutement, levée, changement de stack…)
• Taux de conversion par accroche ou persona

Ces données vous permettent d’ajuster votre ciblage, votre message et votre rythme et de gagner en efficacité à chaque nouvelle campagne.

Pour une méthode détaillée sur l’organisation d’une campagne téléphonique efficace (argumentaire, étapes, gestion des objections), consultez notre article : Réussir sa téléprospection.

4. Les erreurs à éviter quand on fait du warm calling

Même si vous avez la bonne méthode, il y a des pièges dans lesquels on tombe facilement. Et parfois, ce sont des détails qui font toute la différence.

Voici les erreurs les plus fréquenteset surtout comment les éviter.

Appeler sans avoir bien ciblé

C’est l’erreur la plus courante : partir d’un fichier trop large, en espérant que “quelques appels tomberont au bon moment”.

Le problème ? Vous contactez des boîtes qui n’ont aucun rapport avec votre offre. Vous perdez du temps, et vous agacez des prospects qui ne sont pas concernés.

Le bon réflexe : prenez 10 minutes pour bien définir votre cible. Qui sont vos meilleurs clients ? Dans quel secteur ? Quelle taille ? Quels outils ? Ensuite, filtrez.

Avec un outil comme Pharow, c’est simple et rapide.

Utiliser des données pas à jour

Vous appelez une entreprise, la personne n’est plus là depuis 6 mois. Le numéro ne marche plus. Le poste indiqué n’existe pas. C’est frustrant… pour vous comme pour le prospect.

Pourquoi c’est un problème ?‍

Parce que ça vous décrédibilise. Vous passez pour quelqu’un qui n’a pas préparé son appel  et donc, qui ne respecte pas le temps de l’autre.

Ce qu’il faut faire : utilisez une base qui se met à jour automatiquement, ou enrichissez vos données avant d’appeler. Encore une fois, des outils comme Pharow le font pour vous.

Lire un script mot pour mot

Certains commerciaux ont encore des scripts tout faits, qu’ils récitent de A à Z. Résultat ? Ça sonne faux.

Le prospect le sent tout de suite, et raccroche avant même la fin de la phrase.

Ce qu’il faut éviter : donner l’impression que vous appelez 100 personnes avec le même discours.

Le bon conseil : préparez une trame simple. Quelques phrases d’accroche, une question ouverte, une phrase pour proposer un rendez-vous.

Ensuite, adaptez à la personne que vous avez au bout du fil. Parlez comme un humain, pas comme un robot.

Commencer par parler de soi

“Bonjour, je suis chez X, on fait Y, et on accompagne Z…” → dès la première seconde, vous parlez de vous. Mauvais départ.

Pourquoi c’est une erreur ?‍

Parce que le prospect ne vous connaît pas encore, et ne vous a rien demandé. Il faut capter son attention en parlant de lui.

Ce qu’il faut faire à la place : démarrez par une observation ou un signal. Par exemple : “J’ai vu que vous étiez en train de recruter une équipe Sales…”

Là, vous montrez que vous vous êtes renseigné, et que vous n’êtes pas là par hasard.

Ne pas faire de suivi

Vous avez laissé un message. Envoyé un email. Le prospect ne répond pas. Et vous passez à autre chose ? Dommage.

Il aurait peut-être répondu à une deuxième tentative.

L’erreur : penser que si ça ne répond pas tout de suite, c’est mort.

Ce qu’il faut faire : planifiez 2 ou 3 relances, espacées de quelques jours. Variez les canaux (appel, email, LinkedIn).

Souvent, la 2e ou 3e tentative est la bonne.

Avoir le même discours pour tout le monde

Parler à un CEO comme à un opérationnel, c’est prendre le risque de tomber à côté à chaque fois.

Ils n’ont pas les mêmes attentes, pas les mêmes enjeux, pas le même niveau de décision.

Ce qu’il faut éviter : une accroche “généraliste” pour tous vos appels.

Le bon réflexe : adaptez votre message. Avec un CEO, allez droit au but, parlez impact et vision. Avec un Sales Ops, entrez dans le concret, les process, les outils.

Travailler dans son coin

Autre erreur fréquente : mener ses campagnes dans son coin, sans lien avec les équipes marketing ou le CRM.

Résultat : les doublons s’accumulent, les données sont dispersées, et personne n’a de vision claire.

Ce qu’il faut faire : connectez vos actions au CRM. Alignez-vous avec le marketing sur les cibles. Suivez les retours dans un tableau partagé.

Une prospection efficace, c’est une équipe qui parle le même langage.

Récapitulatif des erreurs à éviter :

5. Quels outils pour faire du warm calling ?

Le warm calling ne repose pas uniquement sur la méthode : il s’appuie aussi sur les bons outils. Pour bien cibler, contacter les bons prospects et suivre vos résultats, vous devez vous équiper correctement.

Voici les outils essentiels à chaque étape.

Outils pour le ciblage et la création de la base

Pharow‍

C’est l’outil central pour créer une base de prospection B2B qualifiée. Il vous permet de :

• segmenter votre marché avec des filtres avancés (secteur, taille, technologies utilisées, etc.)
• détecter des signaux business comme les levées de fonds ou les recrutements
• enrichir vos contacts (email professionnel, téléphone, profil LinkedIn)
• synchroniser automatiquement les leads dans votre CRM

Pharow est particulièrement adapté aux équipes qui prospectent le marché français et qui veulent gagner en précision.

Outils pour la téléphonie

Aircall, Ringover, Numbase

Ces solutions vous permettent de :

• passer vos appels directement depuis votre ordinateur
• enregistrer et loguer les appels dans votre CRM
• utiliser des fonctions comme le “click-to-call” ou le “power dialer”

Ces outils sont pensés pour les équipes commerciales qui passent beaucoup d’appels chaque semaine.

Outils pour le CRM et les séquences

HubSpot, Pipedrive, LaGrowthMachine‍

Ces outils vous aident à :

• suivre votre pipeline de prospects
• planifier et automatiser vos relances (email, téléphone, LinkedIn)
• garder un historique de toutes les interactions

Assurez-vous que votre outil de sales intelligence (comme Pharow) peut s’intégrer facilement à votre CRM pour éviter la perte de temps et les doublons.

Outils pour l’analyse et la préparation

Modjo, Looker Studio

Ou les tableaux de bord intégrés à vos CRM vous permettent de :

• réécouter vos appels et analyser vos performances
• suivre les taux de RDV ou de réponse selon les signaux utilisés
• ajuster vos messages et votre stratégie en fonction des résultats

6. Des campagnes qui montrent que le warm calling fonctionne

Le warm calling, ce n’est pas une théorie. C’est une approche qui, quand elle est bien utilisée, donne des résultats très concrets.

Voici trois campagnes menées récemment, avec trois contextes différents, mais une même logique : le bon message, au bon moment, avec la bonne personne.

1. Contacter les entreprises qui recrutent des commerciaux

Une équipe voulait cibler des boîtes en train de renforcer leur équipe Sales. On a filtré les PME entre 20 et 100 salariés, qui utilisent HubSpot et qui cherchent un SDR.

Le signal ? Une offre d’emploi publiée dans les 15 derniers jours.

L’accroche était simple :

Résultat : 14 % de taux de RDV. Ça fonctionne parce qu’on arrive au bon moment, avec une vraie valeur.

2. Suivre une levée de fonds pour proposer un accompagnement

Autre cas : une startup venait de lever plusieurs millions. Elle allait forcément structurer son pôle commercial. On l’a contactée une semaine après l’annonce.

Cible : scale-ups de 30 à 150 employés, post-levée.
Accroche :

Cette campagne a généré 18 % de rendez-vous.

Pourquoi ? Parce que l’appel arrivait dans le bon timing, et que le message était directement lié au contexte du prospect.

3. Cibler les entreprises qui changent d’outil

Une société de services tech voulait toucher des entreprises en pleine migration d’outils (ex : changement de CRM, de CMS…).

On a identifié des ETI qui venaient de modifier leur stack  un changement visible sur leur site.

L’idée était d’arriver au bon moment dans leur phase de transition.

Accroche :

Moins de volume, mais des rendez-vous très qualifiés, notamment avec des responsables Sales ou Ops. Taux de RDV : 10 %, mais sur des comptes stratégiques.

Ces trois exemples ont un point commun : le contexte.

Le warm calling fonctionne quand on appelle une entreprise au moment où elle vit un vrai changement.

Et surtout, quand on montre qu’on a compris ce changement.

7. Faut-il abandonner le cold calling ?

C’est une question que beaucoup d’équipes commerciales se posent :‍

Est-ce que le cold calling est encore utile aujourd’hui ?

La réponse est simple : non, il ne faut pas l’abandonner, mais il faut le faire évoluer.

Le canal téléphone reste extrêmement puissant. Il permet de créer un vrai échange, de sentir la réaction du prospect, de rebondir, de convaincre.

Mais ce qui ne fonctionne plus, c’est le cold calling “brut”, avec des listes mal ciblées, des scripts standards, et zéro contexte.

Ce qui ne marche plus aujourd’hui

• Appeler des fichiers généralistes, sans filtre.
• Utiliser des scripts figés, peu engageants.
• Ne pas savoir à qui on parle, ni pourquoi.
• Ne pas respecter le temps du prospect.

Dans ce cadre-là, le téléphone devient intrusif. Et les résultats s’effondrent.

Ce qui fonctionne en 2025 : une approche plus intelligente

Le warm calling ne change pas le canal, il change l’approche :

• on part de signaux concrets (levée, recrutement, changement d’outil…),
• on cible des comptes qui correspondent vraiment à notre offre,
• on enrichit les infos pour contacter la bonne personne,
• on appelle avec un message pertinent et personnalisé.

C’est cette évolution qui fait toute la différence. Ce n’est pas le cold calling qu’il faut arrêter c’est le faire sans contexte.